Becoming self-organized

One of my main research interests at the moment is the question of how companies can become more self-organized and better tap into intrinsic motivation of employees. We have numerous case examples (such as Buurtzorg, a Dutch home care organization) of companies operating in a self-organized way, documented for example by Frederic Laloux in his book “Reinventing Organizations”. However, we lack an empirical and theoretical perspective on how organizations can make the switch from the traditional hierarchical form of organization (think managers, incentives, controlling, function-based organizations and top-down strategy planning) to self-organizing.

I’m currently in the process of finding companies that desire to make the transition and would allow me access to observe the journey. At the moment I have two companies that have fully signed up (in home care and IT services), and a handful of others still considering if they are ready for the ride.

While my end goal is to write a detailed journal article and related practical advice on becoming self-organized, I recently had an interesting discussion with a colleague who recommended  to explicitly write down the starting assumptions and hypotheses, so that I could observe and reflect on how my thinking evolves.

I hope to follow up this post with a more detailed one explaining the assumptions and current thoughts I have on the topic!

 

Jos de Blok, CEO of Buurtzorg, visiting Helsinki 4.8.2015

I’m happy to announce that together with Ossi Kuittinen and a bunch of other frieds, we have the honor to host a seminar in Helsinki on 4.8.2015 featuring Jos de Blok as the keynote speaker and panelist!

You can find the invite to the event here: Future of Work – Jos de Blok et Buurtzorg 2015-08-04 Helsinki

The event Facebook page is here and the place to get your (free) tickets is here.

Briefly on Buurtzorg: Itis an organization of 9000 nurses (that is about 70% market share in Netherlands) that is entirely based on self-organizing nurse teams with no formal hierarchies and minimal bureaucracy. Its’ remarkable growth (from 4 to 9000 in less than 10 years) was possible as customers loved the customer-centric care model that Buurtzorg uses, and nurses feel they can finally focus on nursing instead of running from home to home to deliver tightly timed “nursing products”. Ernst & Young estimated the Buurtzorg model also saves the Netherlands 2 BEUR every year as it is more efficient and reduced the frequency and duration of hospital visits by over 50%. Read more on the model and the first Finnish pilot here.

 

[IN FINNISH] Autolainaus

Kirjoitin aikaisemmin englanniksi siitä, kuinka olemme suunnittelemassa naapureiden kanssa kimppa-autoa. Koska emme ihan tarkalleen tienneet kuinka paljon autolle tulisi tarvetta ja mihin vuorokaudenaikoihin tarve keskittyisi, mietimme aluksi tapoja jolla testata mahdollisimman ketterästi kimppa-autoa. Ensimmäinen idea oli että ostaisimme yhdessä halvan käytetyn auton & vakuutukset (n. 400 EUR / perhe) ja jakaisimme kaikki muut kulut suhteessa ajokilometreihin. Toinen idea oli vielä yksinkertaisempi: varattaisiin parkkipaikalle ruutu jollekin 24rent.fi tapaiselle palveluntarjoajalle. Kolmas idea oli kuitenkin vielä tätäkin nerokkaampi: kun kerran kerrostalon autopaikat ovat kutakuinkin aina täynnä käyttämättömiä autoja, miksi hankkia niitä vielä lisää?

Olemme nyt muutaman viikon kokeilleen menestyksekkäästi kehittämäämme konseptia “Autolainauksen yleiset ehdot”, jossa ideana oli tehdä autojen lainaaminen naapureilta yksinkertaisemmaksi sopimalla kerralla yksinkertaiset käytännöt joita sitten kunkin lainauskerran kohdalla sovellettaisiin.

Kokeiltavana ovat nyt seuraavat ehdot:

  • Auton käytöstä lainaaja maksaa omistajalle korvausta 0.40 EUR / kilometri. Kustannus perustuu keskiarvoon erilaista auton kustannusten laskelmista ja arvioista (kortteliauto.fi, vero.fi, iltalehti.fi, ekorent.fi)
  • Korvaus sisältää polttoainekustannukset. Mikäli lainaaja tankkaa autoa, voi hän vähentää kilometreistä laskettavasta korvauksesta tankatun polttoaineen hinnan.
  • Mikäli lainaaja joutuu onnettomuuteen tai auto vahingoittuu, lainaaja maksaa vakuutuksen omavastuun jos vahinko menee vakuutuksesta. Jos kaskovakuutusta ei ole, vastaa omistaja lainattuun autoon kohdistuvista kustannuksista. Kilometrikorvaus sisältää tyypillisen vakuutusmaksun, ja siksi lainaaja ei korvaa laskennallisia bonuksen pienenemisen kustannuksia.
  • Lainattavien autojen ei tarvitse olla tip-top kunnossa, sillä lainaajalle tärkeintä on saada auto käyttöön kun tarvitsee. Eli auton siisteyteen lainattaessa ei ole mitään vaatimuksia.
  • Auto palautetaan suurinpiirtein samassa kunnossa kuin lainattaessa, eli lainaajan ei tarvitse tehdä suursiivousta tai pesua, ellei auto oli erityisen paljon likaantunut.
  • Lainaustarpeesta voi ilmoittaa [eräällä talossa yleisesti käytössä olevalla] Whatsapp -kanavalla viestillä, josta käy ilmi haluttu ajankohta. Samalle kanavalle voi myös vastata jos voi lainata omaa autoaan. Kaikki keskustelu tästä eteenpäin käydään suoraan osapuolten välillä. Varauskeskustelu voidaan käydä myös Facebookissa tai henkilökohtaisesti.

Tähän mennessä viisi perhettä on lähtenyt mukaan lainaamaan autoja ja useat autonomistajat ovat niitä lainaan tarjonneet. Keksitty jakamista edistävä systeemi on erittäin yksinkertainen ja perustuu enemmän sosiaaliseen innovaatioon kuin monimutkaisiin softajärjestelmiin. Selvitin myös verottajalta, että autojen lainaaminen toisille ei vaadi sen kummempia selvityksiä kunhan toiminta ei paisu kovin isoksi.

Itse pidän tässä ideassa siitä, että siinä on lähestytty ongelmaa (kysynnän ja tarjonnan kohtaaminen) mahdollisimman yksinkertaisin keinoin. Tuntuu että yleensä kun mietitään älykkäitä ratkaisuja liikkumiseen, etusijalla ovat monimutkaiset teknologiset innovaatiot. Näissä on usein se ongelma, että niiden kehittäminen on kallista ja hidasta, ja samoin niiden leviäminen. Ylläkuvatun kaltaisten “yleisten ehtojen” käyttöönotto omassa naapurustossa sen sijaan ei vaadi sen kummempaa teknologiaa ja leviäminen on siten kiinni vain siitä, löytyykö ihmisiä joilla on joko tarpeeksi tarvetta satunnaiseen auton käyttöön, tai riittävästi hinkua löytää jakajia oman autonsa omistamisen kiinteille kustannuksille.

Voisiko tämä toimia myös teidän naapurustossa? Jos käytätte jo jotain vastaavaa systeemiä tai päädytte ottamaan sellaisen käyttöön, laita viestiä – olisin kiinnostunut seuraamaan taivaltanne!

Transforming home care in Finland? Part 3 – the pilot!

As I wrote earlier (Part 1, Part 2), we have been meeting with Finnish home care company CEOs for the past few months, with the purpose of introducing a non-hierarchical, patient-centered way of organizing developed by Buurtzorg in the Netherlands (for a Finnish intro, see this post). Out of the 10 companies we’ve met, most have been very positive about the model and see that it would clearly make sense also in Finland.

Many Finnish CEOs are now still on their journey towards implementing the model. Either they want to learn more (to which aim there is a project to bring the founder of Buurtzorg, Jos de Blok, to Finland & we are also trying to find time for a visit to the Netherlands), are waiting for the right time for their organization (e.g., for a new home care area to start, or another development project to conclude), or still have to do some thinking before they are ready to introduce the idea to the rest of the organization.

The fastest company to act on the opportunity has been Debora Oy, a family-owned home nursing company with ~300 nurses. On Friday, May 8th, I was helping in conducting a kick-off workshop for the nurses starting at their Lahti site. The municipality of Lahti has outsourced home care services in the Laune neighbourhood, and Debora has put in place a team of ~15 practical nurses (“lähihoitaja” in Finnish) and 3 full nurses (“sairaanhoitaja”), assisted by a part-time doctor.

Instead of using the typical model where the full nurses would be labelled managers and the practical nurses placed under their supervision, the operating model is a Buurtzorg-like setup with self-managing teams. The teams are responsible for excellent care of the patients, acceptable financial results and making sure they remain happy, motivated and productive. They will get the necessary visibility to financials and feedback as well as sufficient autonomy to enable them in making smart decisions.

The kick-off was a great success, with the nurses being very open about past experiences of working in hierarchies that suppressed creativity and motivation by encouraging nurses to focus on following the orders of superiors. The story of the Buurtzorg model resonated well, and the nurses where able to immediately start innovating ways of organizing the work and interacting with the customers that would be smarter and better for everyone.

I am excited about this pilot in Lahti, and will keep following it closely. Meanwhile, I hope to also work with other home care companies that would be excited to test the model in Finland!

[IN FINNISH] Buurtzorgin malli

(This post is in Finnish – for English information about Buurtzorg you can visit e.g., this site)

Buurtzorg on Jos de Blokin vuoden 2006 lopussa Hollannissa perustama kotihoidon yritys. Ennen yrityksen perustamista Jos oli kehitystehvissä perinteisessä kotihoidon yrityksessä, ja lopensa kyllästynyt malliin jolla kotihoitoa Hollannissa tehtiin: tehtäviä ja matkustusaikoja optimoitiin minuutin tarkkuudella, yksi potilas saattoi kohdata kymmeniä eri hoitajia viikossa, hoitajat olivat stressaantuneita ja hoitotulokset huonoja. Hoidettavia ja omaisia ei ehditty kohdata ihmisinä – kahvitellen, keskustellen – vaan kotihoidosta oli tullut liukuhihnamaista suorittamista jota valvottiin ovissa olevin viivakoodein ja jonka teki aina halvin mahdollinen resurssi (eli esimerkiksi lähihoitajat eivät koskaan siivonneet).

Jos de Blokin omassa yrityksessä Buurtzorgissa tehtiin kaksi innovaatiota. Ensinnäkin asiakkaiden suuntaan otettiin käyttöön malli, jossa korostettiin asiakkaan ja hoitajan välisen hoitosuhteen tärkeyttä ja omahoitajamallia. Tavoitteena on, että kullekin potilaalle on vain yksi tai kaksi hoitajaa, jotka tekevät kaikki hoitotoimenpiteet. Hoitotoimenpiteet suunnitellaan asiakkaiden kanssa keskustellen ja hoitajat käyttävät aikaa tutustuakseen asiakkaisiinsa. Omaiset, naapurit ja asiakkaan ystävät otetaan mukaan hoitotyöhön ja keskeinen tavoite on asiakkaan voinnin ja elämänlaadun parantaminen kokonaisvaltaisesti.

Toisekseen hoitajatiimeistä tehtiin itseohjautuvia. Perinteisten esimies-alainen suhteiden sijaan tiimeissä on 8-12 tasaveroista jäsentä, ja kaikki tärkeämmät päätökset tehdään yhdessä keskustellen. Erilisiä suunnittelijoita, aikatauluttajia, esimiehiä, palveluvastaavia, aluepäälliköitä jne. ei mallissa ole. Sen sijaan tiimit itse päättävät, miten “paperityöt” jaetaan ja tehdään mahdollisimman tehokkaasti siten, että laskutusaste saadaan pidettyä mahdollisimman korkealla.

Tulokset Hollannissa olivat mykistäviä. Buurtzorg kasvoi seitsemässä vuodessa nollasta 9000 hoitajan yritykseksi, jolla on Hollannissa nykyisin 70% markkinaosuus. Kilpailevien yritysten hoitajat vaihtoivat työpaikkaa Buurtzorgiin, sillä uusi malli oli hoitajien kannalta paljon mielekkäämpi – siinä oli mahdollisuuksia aidosti kohdata asiakkaat ja vaikuttaa siihen, että työn sisältö on järkevää. Buurtzorgin asiakkaiden hyvä palaute sai sen maineen leviämään, jolloin potilaat ja omaiset vaihtoivat sen asiakkaiksi. Malli on myös kustannustehokas: tarvitaan vähemmän esimiehiä, hoitajat voivat rytmittää päivänsä tehokkaammiksi (esimerkiksi sopimalla asiakkaiden kanssa järkevämmät hoitoajat), sairauspoissaolot putoavat ja asiakkaiden paremman voinnin takia tarvittavien hoitotuntien määrä putoaa. Hollannin valtio säästää, koska terveemmät asiakkaat eivät enää vietä niin paljon aikaa sairaaloissa tai päivystyksessä.

Lähde: Reinventing Organizations. Tämän teksti on kirjoitettu lyhyeksi suomenkieliseksi esittelyksi Buurtzorgin mallista. Tarve tälle heräsi, koska olen osana tutkimustani tuomassa mallia Suomeen. Lisätietoa englanniksi: Intro, Jatkuu, Ensimmäinen kokeilu.